Polityka Prywatnosci Flexfamily

Kim jesteśmy? 

Pod nazwą ‘Flexfamily’ rozumie się spółkę Flexfamily Business Support B.V. (działającą pod nazwami Flex Factory i Fides Facilities), spółkę Fides Personeelsdiensten B.V. (działającą pod nazwami Fides Personeelsdiensten B.V., Flexfactory, Marquette i Marquette Detachering), spółkę Seesing Personeel B.V. (działającą pod nazwami Seesing Personeel B.V., Seesing Flex en Vast.), spółkę Match 4U B.V. (działającą pod nazwami Match 4U B.V., Seesing Flex en Vast.), spółkę Aelbers Flexibele Personeels Diensten B.V. (działającą pod nazwami Aelbers Flexibele Personeelsdiensten B.V. i Aelbers), 2Work oraz pozostałe przedsiębiorstwo(a) powiązane z tymi przedsiębiorstwami. Różne firmy Flexfamily są odpowiedzialne za przetwarzanie Twoich danych osobowych.

Aby zapewnić Ci jak najlepszą obsługę i wykonywać naszą pracę w sposób jak najbardziej efektywny i skuteczny, Flexfamily przetwarza Twoje dane osobowe. Bardzo ważne dla nas jest staranne obchodzenie się z danymi osobowymi. Dlatego też Twoje dane osobowe starannie przetwarzamy i zabezpieczamy. Możesz mieć pewność, że Twoje dane są bezpieczne w firmie Flexfamily i że stosujemy się do obowiązujących przepisów prawnych.

Dlaczego mamy Politykę Prywatności?

W niniejszej Polityce Prywatności wymieniliśmy sposób, w jaki obchodzimy się z Twoimi danymi osobowymi. Możesz tutaj przeczytać, jakie Twoje dane osobowe przetwarzamy, w jakich celach, kto ma prawo wglądu do Twoich danych, jak je przechowujemy, komu je przekazujemy i jaki wpływ możesz mieć na to sam. Twoje dobro jest dla nas najważniejsze! 

Co to są dane osobowe?

Dane osobowe to wszystkie dane, które mogą być przypisane osobie fizycznej, czyli Tobie. Dane osobowe obejmują: imię i nazwisko, adres, datę urodzenia, numer telefonu, adres e-mail i dane biometryczne. Uzyskujemy te dane od Ciebie, kiedy na przykład wypełnisz formularz, wysyłasz list albo e-mail, albo do nas dzwonisz. Również, gdy odwiedzasz strony internetowe Flexfamily albo korzystasz z naszej aplikacji, w niektórych przypadkach przekazujesz nam dane osobowe. Na przykład w postaci adresu IP albo pliku cookie. Więcej na ten temat dowiesz się w naszym oświadczeniu o plikach cookie.

W momencie, gdy udostępniasz nam swoje dane osobowe albo robi to osoba trzecia, to w pewnych przypadkach je przetwarzamy. Znaczenie terminu "przetwarzanie" jest szerokie i obejmuje między innymi: gromadzenie, przechowywanie, przeglądanie, usuwanie, wykorzystywanie i ujawnianie danych stronom trzecim. Ale również usunięcie albo zniszczenie podlega pod termin "przetwarzania".

Do czego odnosi się niniejsza Polityka Prywatności?

Niniejsza Polityka Prywatności dotyczy wszystkich danych osobowych przetwarzanych przez Flexfamily w ramach swoich usług  w sposób w pełni albo częściowo zautomatyzowany. 

Czyje dane osobowe przetwarzamy?

Możemy przetwarzać dane osobowe wszystkich osób, z którymi mamy kontakt albo które odwiedzają naszą stronę internetową. Są to między innymi (potencjalni) pracownicy tymczasowi, pracownicy oddelegowani do pracy, freelancerzy i klienci Flexfamily. Przetwarzamy również dane osobowe osób kontaktowych naszych (potencjalnych) zleceniodawców, dostawców albo partnerów biznesowych.  

Do czego wykorzystywane są Twoje dane osobowe?

Możemy przetwarzać Twoje dane osobowe, jeśli mamy ku temu podstawy prawne.

Niniejsze podstawy prawne to:

  • Twoja zgoda;
  • Przetwarzanie Twoich danych jest niezbędne do realizacji umowy;
  • Przetwarzanie Twoich danych jest niezbędne w celu spełnienia obowiązku prawnego;
  • Przetwarzanie Twoich danych jest niezbędne do zwalczania poważnego zagrożenia dla Twojego zdrowia; oraz
  • Przetwarzanie Twoich danych jest konieczne w interesie Flexfamily, przy czym Twój interes nie jest nadrzędny. 

Flexfamily przetwarza dane osobowe w celu prowadzenia wydajnej i skutecznej działalności gospodarczej. Ogólnie rzecz biorąc, gromadzimy i przetwarzamy Twoje dane wyłącznie w celu realizacji naszych zadań jako agencji pracy tymczasowej, takich jak pośrednictwo, oddelegowanie do pracy, pośrednictwo osób prowadzących działalność na własny rachunek, rekrutacja i selekcja, rozwój osobisty i zdolność do zatrudnienia, administracja wynagrodzeń, przekazywanie i wypożyczanie personelu, zarządzanie personelem albo zwolnienia monitorowane.

Dokładniej rzecz biorąc, prosimy o podanie danych osobowych między innymi w następujących celach:

  • Nawiązanie i utrzymywanie stosunku pracy pracownik/pracodawca albo stosunku pośrednictwa pracy personel/pośrednik oraz prowadzenie w tym celu dokumentacji finansowej, osobowej, godzinowej, nieobecności lub wynagrodzeń;
  • Nawiązanie i utrzymywanie relacji skierowanej na nabycie/wykonanie zleceń oraz prowadzenie w tym celu administracji finansowej;
  • Aby ocenić przydatność do konkretnego stanowiska albo zadania, zarejestrować dostępność i skontaktować Cię z jednym albo większą liczbą (potencjalnych) zleceniodawców lub relacji;
  • Pośrednictwo w pracy, doradztwo zawodowe lub oferowanie innych usług (związanych z pracą), w tym, między innymi, szkolenia, umieszczenie Cię u zleceniodawców, wykonywanie przez Ciebie zleceń u zleceniodawców, czy też szukanie dla Ciebie zleceń;
  • Aby móc zawierać umowy z Tobą, naszym(i) zleceniodawcą(ami) lub relacjami biznesowymi oraz by móc je realizować i z nich się wywiązywać;
  • Informowanie Cię o naszych usługach i innych naszych działaniach w celu lepszego dopasowania ich do Twoich życzeń i umiejętności (np. wysłanie powiadomienia o ofercie pracy);
  • Dla celów zarządzania oraz generowania informacji do zarządzania i raportów zarządczych, przeprowadzania analiz rynkowych, kontroli (wewnętrznych i zewnętrznych), audytów i kontroli przeprowadzanych przez biegłych rewidentów oraz do zwiększenia i utrzymania naszej jakości i bezpieczeństwa pracy;
  • W celu zapewnienia dostępu i korzystania z naszych prywatnych środowisk internetowych i środowisk własnych, portali ("self service") oraz naszego intranetu;
  • Aby móc stosować się do obowiązujących przepisów ustawowych i wykonawczych lub ubiegać się o dotacje i zniżki na składki, na przykład identyfikacja albo płatność podatków i składek na ubezpieczenie społeczne;
  • Przestrzeganie prawnych zobowiązań w zakresie reintegracji oraz spełnienie polecenia rządu w zakresie pomocy osobom oddalonym od rynku pracy w znalezieniu pracy;
  • Aby promować i stymulować rozwój osobisty, dać Ci możliwość uczestniczenia w szkoleniach (online), testach i być w stanie wygenerować wyniki testów;
  • Aby wysyłać Ci spersonalizowane wiadomości i oferty specjalne, które odpowiadają Twoim osobistym zainteresowaniom, w oparciu o informacje, którymi się z nami podzieliłeś, oraz informacje, które zebraliśmy na temat Twojego korzystania ze stron internetowych i mediów społecznościowych Flexfamily za pomocą plików cookie albo podobnych technik;
  • Ulepszanie naszych produktów i usług (w tym za pośrednictwem naszej strony internetowej i prywatnego portalu internetowego) albo rozwiązywanie (technicznych) problemów podczas korzystania ze strony internetowej albo naszych usług.

Przetwarzamy Twoje dane osobowe wyłącznie w wyżej wymienionych celach. Jeżeli wykorzystujemy dane do innych (ściśle powiązanych) celów, to poinformujemy  Cię o tym bliżej i podejmiemy niezbędne działania.

Jakie dane osobowe przetwarzamy?

Podczas rejestracji:

  • Dane osobowe (imię i nazwisko, adres i miejsce zamieszkania), adres e-mail i inne dane kontaktowe;
  • Dane dot. urodzenia, wiek, płeć;
  • Życiorys (CV), informacje o ukończonych szkołach, stażach i doświadczeniach zawodowych;
  • Informacje o szkoleniach i kursach lub testach, które odbyłeś sam albo za naszym pośrednictwem;
  • Dane dotyczące dostępności i urlopu;
  • Zdjęcie paszportowe i wideo (wstęp) - na zasadzie dobrowolności;
  • Inne informacje, które mogą być istotne dla oceny przydatności, takie jak referencje, świadectwa albo zaświadczenie o niekaralności.

W chwili, kiedy rozpoczynasz u nas pracę / pracujesz / pracowałeś:

  • Obywatelstwo, numer BSN (sofi), dowód osobisty, pozwolenie na pracę;
  • Pozostałe dane związane z rejestracją personelu, wynagrodzeń i nieobecności.

Jak postępujemy z Twoimi danymi osobowymi?

Ostrożnie, bezpiecznie i poufnie. W ten sposób postępujemy z Twoimi danymi osobowymi. W tym celu firma Flexfamily opracowała m.in. obszerny dokument dotyczący polityki wewnętrznej. Jej główne punkty zawarte są również w niniejszej Polityce Prywatności.

Zabezpieczenie

Firma Flexfamily robi wszystko, co w jej mocy, aby chronić Twoje dane osobowe w najlepszy możliwy sposób. Robimy to za pomocą szeregu środków bezpieczeństwa, aby zapobiec nieautoryzowanemu użyciu, takich jak stosowanie kontroli dostępu, zapór sieciowych i zabezpieczonych serwerów oraz szyfrowanie niektórych rodzajów danych. Środki te podlegają regularnemu przeglądowi i, w razie potrzeby, aktualizacji. Oprócz systemów zabezpieczających uważamy, że ważne jest, aby nie każdy w firmie Flexfamily miał dostęp do Twoich danych. Nasze systemy są skonfigurowane w taki sposób, aby pracownicy mogli zobaczyć tylko te informacje, do których zostali upoważnieni.

Poufność

Zakładamy, że Twoje dane są zawsze poufne. Dlatego każdy pracownik firmy Flexfamily jest zobowiązany do zachowania poufności. Dotyczy to również usługodawców, którzy pełnią funkcje na nasze zlecenie, w tym instytutów testowych, szkoleniowych i egzaminacyjnych, podmiotów dokonujących pomiarów na rzecz znaków jakości, audytorów, konsultantów zewnętrznych i konsultantów IT, którzy opracowują i testują nasze systemy.

Jak długo przechowujemy dane?

Nie przechowujemy danych dłużej, niż jest to konieczne do celów, dla których Twoje dane są przetwarzane i niż prawnie dozwolone. To, jak długo pewne dane są przechowywane, zależy od charakteru danych i celów, dla których są one przetwarzane. Okres przechowywania może zatem różnić się w zależności od danych i celu. 

Udostępnianie osobom trzecim

Stanowczo nie przekazujemy danych osobowych osobom trzecim, chyba że jest to konieczne do wykonania umowy, jeśli jest to wymagane przez prawo, jeśli mamy w tym uzasadniony interes albo jeśli wyrazisz na to swoją zgodę.  Firma Flexfamily może być również zobowiązana do podania danych osobowych na podstawie przepisów ustawowych albo wykonawczych, na podstawie orzeczenia właściwego sądu albo w przypadku oszustwa albo nadużycia. Jeśli tak jest, to współpracujemy. 

Przekazywanie Twoich danych do krajów spoza Unii Europejskiej 

Firma Flexfamily nie będzie przekazywała danych do żadnej firmy albo zakładu w kraju poza Unią Europejską, chyba że został w tym celu zawarty wzór umowy albo jeśli podpisałeś oświadczenie o zgodzie na ich przekazanie.  

Kontakt osobisty z firmą Flexfamily

Wiele kontaktów pomiędzy Tobą a firmą Flexfamily przebiega przez telefon, poprzez (cyfrowe) formularze, e-mail, media społecznościowe, sms albo czat. Dane osobowe, które nam w ramach tego przekazujesz, mogą zostać przez nas przetwarzane. Na przykład, aby odpowiedzieć na pytania, złożyć ofertę albo poprawić jakość naszych usług. Kiedy do nas dzwonisz (albo my do Ciebie), możemy nagrywać rozmowę. Robimy to, aby szkolić, trenować i oceniać naszych pracowników oraz optymalizować jakość naszych usług tak, abyśmy mogli lepiej Ci służyć. 

Na stronach internetowych firmy Flexfamily przechowywane są ogólne dane dotyczące wizyt, takie jak najczęściej odwiedzane strony.  Dzięki tym informacjom możemy jeszcze bardziej zoptymalizować układ graficzny naszej strony internetowej. Dane te mogą być również wykorzystane do umieszczenia bardziej ukierunkowanych informacji, co pozwala nam na dalsze doskonalenie naszych usług. Rejestrujemy również sposób, w jaki odwiedzający klikają na nasze strony internetowe. Dane te są przechowywane i przetwarzane wewnętrznie i są wykorzystywane do analiz statystycznych zachowań odwiedzających, do zwalczania oszustw i do składania osobistych ofert.

Na tej stronie internetowej korzystamy z plików cookie. Robimy to, aby zobaczyć, jak odwiedzający korzystają z naszej strony internetowej. Te informacje pomagają nam w ulepszaniu naszej strony. Plik cookie to plik, który jest zapisywany na Twoim komputerze. Te pliki cookie mogą być rozpoznawane podczas kolejnych wizyt na naszej stronie internetowej. Więcej na ten temat dowiesz się w naszym oświadczeniu o plikach cookie.

Przeglądanie, modyfikowanie albo usuwanie danych

W razie potrzeby masz prawo wglądu do swoich danych osobowych, ich poprawiania albo usunięcia. Ponadto masz prawo do wycofania swojej ewentualnej zgody na przetwarzanie danych albo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych i masz prawo do ich przekazania. Oznacza to, że możesz wysłać do nas prośbę o przesłanie danych osobowych, które przechowujemy na Twój temat w pliku komputerowym, do Ciebie albo innej organizacji przez Ciebie wskazanej. 

Możesz wysłać prośbę o wgląd, korektę, usunięcie, przekazanie Twoich danych osobowych albo prośbę o wycofanie zgody albo sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych na adres directie@flexfamily.nl. Odpowiemy na Twoją prośbę tak szybko, jak to możliwe, ale nie później niż w ciągu czterech tygodni.

Mogą zaistnieć okoliczności, w których nie będziemy w stanie, albo nie będziemy mogli w pełni, spełnić Twojej prośby. Chcielibyśmy również zaznaczyć, że masz możliwość złożenia skargi do krajowego organu nadzorczego, czyli do organu ds. danych osobowych [Autoriteit Persoonsgegevens].

O tej Polityce Prywatności

Flexfamily może zmienić tę Politykę Prywatności. Ostatnia zmiana miała miejsce 1 maja 2020r.

Masz pytania albo uwagi na temat naszej Polityki Prywatności? Przekaż je nam mailowo na adres directie@flexfamily.nl, albo wyślij list na adres:

Flexfamily
Grutbroek 15a
7008 AK Doetinchem
Do wiadomości dyrekcji